Un dipendente assunto da tre settimane annuncia che lascia l’azienda domani. Il suo manager scopre che si applica un termine di preavviso, ma non sa come calcolarlo né quando inizia a decorrere. Questa situazione, frequente durante il periodo di prova, genera errori che possono costare un’indennità compensativa. Ecco come impostare correttamente il calcolo, passo dopo passo.
Due metodi di calcolo a seconda della durata di presenza del dipendente
Spesso lo si dimentica, ma il termine di preavviso non si calcola allo stesso modo a seconda dell’anzianità del dipendente nell’azienda. I livelli brevi (meno di 8 giorni di presenza, poi da 8 giorni a 1 mese) si esprimono in ore, da data a data. I livelli lunghi (oltre un mese di presenza) si contano in giorni calendariali da data a data, weekend e giorni festivi inclusi.
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Concretamente, per un dipendente presente da 10 giorni, il termine di preavviso è di 48 ore. Si parte dall’ora esatta di notifica (ad esempio un martedì alle 14) e si aggiungono 48 ore: la cessazione ha effetto giovedì alle 14. Per un dipendente presente da due mesi, il termine passa a due settimane calendariali. Se la notifica avviene un mercoledì 9 luglio, la cessazione non può avvenire prima di mercoledì 23 luglio.
Per comprendere bene ogni esempio di calcolo del termine di preavviso, si distingue quindi sistematicamente il livello applicabile prima di avviare il conteggio.
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Termine di preavviso durante il periodo di prova: i livelli da conoscere
Le durate legali differiscono a seconda che la cessazione provenga dal datore di lavoro o dal dipendente. Quando è il datore di lavoro a interrompere il periodo di prova, i livelli sono i seguenti:
- Meno di 8 giorni di presenza nell’azienda: 24 ore di preavviso
- Tra 8 giorni e 1 mese di presenza: 48 ore
- Tra 1 mese e 3 mesi di presenza: 2 settimane
- Oltre 3 mesi di presenza: 1 mese
Dal lato del dipendente, è più semplice: 24 ore se la presenza è inferiore a 8 giorni, 48 ore oltre. Il disequilibrio è voluto dal legislatore per proteggere maggiormente il dipendente di fronte a una cessazione che subisce.
Un punto spesso ignorato: il termine di preavviso è obbligatorio solo se il periodo di prova dura almeno una settimana. Per un contratto a tempo determinato con un periodo di prova di tre giorni, non si impone alcun termine.
Calcolo del termine quando la fine del periodo di prova si avvicina
Questo è il caso pratico che pone più problemi. Un datore di lavoro desidera interrompere il periodo di prova di un dipendente presente da due mesi e mezzo. Il termine di preavviso applicabile è di due settimane. Il periodo di prova termina tra 10 giorni.
Il termine di preavviso non può mai prolungare il periodo di prova oltre la sua scadenza iniziale. Il contratto termina alla data prevista di fine prova, anche se il termine non è completamente “consumato”. Il datore di lavoro dovrà quindi versare un’indennità compensativa corrispondente ai giorni di termine mancanti.
Prendiamo i numeri del nostro esempio. Due settimane di termine, ma solo 10 giorni calendariali prima della fine del periodo di prova. Il dipendente lascia l’azienda al termine del periodo di prova. Il datore di lavoro gli versa un’indennità compensativa equivalente a 4 giorni di stipendio (i giorni di termine non rispettati).
Anticipare piuttosto che subire l’indennità
In pratica, si raccomanda di notificare la cessazione con sufficiente anticipo affinché il termine di preavviso si concluda prima della fine del periodo di prova. Per un dipendente presente da più di 3 mesi (termine di un mese), è necessario notificare al più tardi un mese prima della scadenza del periodo di prova. Superato questo punto, ogni giorno di ritardo genera un giorno di indennità compensativa.
Notifica del termine di preavviso: data di inizio del calcolo
Il termine inizia a decorrere nel momento in cui l’altra parte riceve l’informazione, non nel momento dell’invio. Per una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, è la data della prima presentazione che fa fede. Per una consegna a mano contro ricevuta, è la data riportata sul documento firmato.
Un tranello comune: inviare una raccomandata un venerdì pensando che il termine inizi lo stesso giorno. Se il postino si presenta lunedì, il termine decorre solo a partire da lunedì. Su livelli di 24 o 48 ore, questo scostamento cambia la data di cessazione effettiva.
- Consegna a mano: il termine decorre dalla firma del documento da parte del dipendente
- Lettera raccomandata: il termine decorre dalla data della prima presentazione, anche se il destinatario non ritira la corrispondenza
- Email: i ritorni variano su questo punto, ma in assenza di un quadro legale chiaro, si privilegia l scritto cartaceo per garantire la prova
Indennità compensativa in caso di non rispetto del termine
Quando il datore di lavoro non rispetta il termine di preavviso, il dipendente ha diritto a un indennità compensativa pari allo stipendio lordo corrispondente alla durata del termine non effettuato. Questa indennità include le ferie retribuite correlate. Il non rispetto del termine non riqualifica la cessazione in licenziamento: la fine del periodo di prova rimane valida, ma ha un costo.
Dal lato del dipendente, il non rispetto del termine di preavviso può teoricamente dare diritto a danni e interessi per il datore di lavoro, ma in pratica le controversie su questo punto rimangono rare. L’impatto finanziario è generalmente basso (24 o 48 ore di stipendio).
Il calcolo del termine di preavviso si basa su tre verifiche: identificare il giusto livello di anzianità, scegliere l’unità corretta (ore o giorni calendariali), poi verificare che il termine non superi la fine del periodo di prova. Una notifica troppo tardiva non blocca la cessazione, ma trasforma i giorni mancanti in indennità compensativa. È meglio impostare il calendario fin dall’assunzione per mantenere il controllo sui tempi.